Tanyakan kepada direktur layanan karier di universitas berukuran menengah di Indonesia atau Filipina apa tantangan terbesar mereka, dan Anda akan mendengar jawaban yang serupa: terlalu banyak pekerjaan, terlalu sedikit orang, dan tidak ada gambaran jelas tentang apa yang berhasil.
Alat yang ada tidak membantu. Sebagian besar pusat karier masih menjalankan infrastruktur manual yang sama seperti satu dekade lalu — spreadsheet untuk kontak pemberi kerja, email untuk koordinasi acara, grup Facebook atau WhatsApp untuk lowongan pekerjaan, dan survei tahunan untuk melacak hasil lulusan.
Biaya dari hal ini jarang terlihat dalam baris anggaran. Namun tercermin jelas dalam tingkat ketenagakerjaan lulusan, retensi pemberi kerja, dan reputasi institusi — dan biaya tersebut terus berlipat ganda setiap tahun.
Biaya yang terlihat dan yang tidak terlihat
Biaya yang terlihat dari layanan karier manual mudah diidentifikasi: waktu staf yang dihabiskan untuk entri data, logistik acara, dan komunikasi tindak lanjut yang bisa diotomatisasi. Koordinator layanan karier yang menghabiskan empat jam seminggu untuk memperbarui spreadsheet kontak pemberi kerja secara manual adalah empat jam seminggu yang tidak digunakan untuk membangun hubungan, membimbing mahasiswa, atau merancang program yang meningkatkan hasil.
Biaya yang tidak terlihat jauh lebih besar.
Hal yang paling mahal dari fungsi layanan karier manual bukanlah biaya operasionalnya. Melainkan apa yang hilang dari institusi setiap tahun ia beroperasi seperti itu — dalam kemitraan pemberi kerja, hasil lulusan, dan posisi akreditasi yang bergantung pada keduanya.
Apa yang sebenarnya diubah oleh digitalisasi
Argumen untuk mendigitalisasi layanan karier bukan tentang menggantikan hubungan manusia dengan perangkat lunak. Ini tentang membebaskan staf layanan karier untuk melakukan pekerjaan relasional — percakapan, mentorship, keterlibatan pemberi kerja — yang tidak bisa dilakukan perangkat lunak, dengan menghilangkan beban administratif yang saat ini menyisihkan pekerjaan tersebut.
Dimensi akreditasi
Di Indonesia, kriteria akreditasi BAN-PT semakin menekankan data studi tracer lulusan — berapa banyak lulusan yang menemukan pekerjaan dalam enam bulan, di bidang apa, dengan tingkat gaji berapa. Institusi yang tidak dapat menghasilkan data ini dengan keyakinan menghadapi konsekuensi nyata saat tinjauan akreditasi.
Di Filipina, PACUCOA dan CHED keduanya memasukkan hasil ketenagakerjaan lulusan ke dalam penilaian kualitas program. Institusi yang mendapat nilai baik pada dimensi ini hampir selalu yang memiliki sistem pelacakan yang sistematis.
Sudut pandang kemitraan pemberi kerja
Pemberi kerja yang bermitra dengan universitas membuat investasi. Dan semakin banyak, imbal balik yang mereka cari adalah akses ke kandidat berkualitas, proses rekrutmen yang efisien, dan data apakah kemitraan menghasilkan hasil.
Universitas yang dapat memberitahu pemberi kerja: "berikut 47 mahasiswa dari fakultas target Anda yang mendaftar ke bursa kerja bulan lalu, berikut 12 yang melamar posisi Anda" menawarkan sesuatu yang benar-benar berharga. Universitas yang mengatakan "kami mendapat kehadiran yang baik, kami akan mengirimkan daftar hadir" tidak.
Dari mana memulai
Bagi institusi yang mengakui masalah tetapi tidak yakin harus mulai dari mana, langkah pertama yang paling penting bukanlah memilih platform — melainkan mendefinisikan apa yang perlu diukur. Apa yang dimaksud dengan hasil lulusan yang sukses bagi institusi Anda? Kemitraan pemberi kerja mana yang paling penting?
Biaya dari tidak berbuat apa-apa selalu lebih tinggi dari yang terlihat di baris anggaran. Hanya saja butuh lebih lama untuk muncul.
